Büroprozesse digitalisieren: Willkommen Montag, willkommen Papierdschungel
Du kennst das bestimmt:
Montagmorgen. Der erste Kaffee dampft noch, da wartet schon der erste Papierstapel auf dem Schreibtisch. Rechnungen wollen geprüft und abgelegt werden. Die neuen Versionen der Prozessdokumentation muss veröffentlicht werden und natürlich muss ausgerechnet heute die Druckerpatrone in deinen Händen auslaufen. Wie einfach wäre es nur könnte man seine Büroprozesse digitalisieren und automatisieren? Ähm, aber das kann man doch!
Keine Nachfragen mehr via Mail, ob sein Urlaubsantrag durch ist. Mit Intranet und dem Digitalisieren von Standard Büroprozessen, kann die Belegschaft selbstständig danach schauen oder wenn Büroprozesse digitalisieren noch ein Level höher setzen wollen, durch Workflows automatisierte Benachrichtigungen senden.
Die Buchhaltung blättert sich durch ihre Leitz-Ordner und Excel-Listen. Wie einfach wäre eine Suchfunktion mit Stichwortsuche und automatisierter Synchronisation bei Bewegungen im Prozess?
Alles dauert länger als es müsste, Nerven liegen blank und eine wichtige Kundenanfrage kann nicht beantwortet werden, weil niemand weiß, wo die Dokumentation zu finden ist.
Genau dieses Bild begegnet mir oft, wenn ich in Unternehmen komme. Besonders im Mittelstand, besonders in produzierenden Betrieben.
Aber – und das ist die gute Nachricht – es geht auch anders. Und zwar einfacher, als viele denken.
Ich zeige dir heute anhand von zwei ganz alltäglichen Prozessen, wie du mit den Tools, die du längst hast, Klarheit schaffst: Rechnungsfreigabe und Urlaubsanträge.
Zwei Wege, ein Ziel: Büroprozesse digitalisieren – mit Microsoft 365 oder Open-Source-DMS
Weil sie in jedem Unternehmen vorkommen – jeden Tag, in jedem Büro, egal welche Branche.
Rechnungsfreigaben und Urlaubsanträge sind klassische Standardprozesse: Sie laufen ständig, betreffen viele Personen und verursachen regelmäßig Verzögerungen, Rückfragen und Chaos. Genau deshalb lohnt es sich, hier mit der Digitalisierung zu starten.
Die gute Nachricht vorweg:
Du brauchst keine teure Spezialsoftware, um typische Büroprozesse wie Rechnungsfreigabe oder Urlaubsanträge zu digitalisieren.
Was du brauchst, ist ein klarer Ablauf, etwas Struktur – und ein System, das dich dabei unterstützt.
Hier schlage ich dir 2 mögliche Lösungen vor, zwei smarte Wege, die ich in der Praxis schon selbst gegangen bin.
Warum gerade diese zwei Prozesse?
Weil sie jeden Betrieb betreffen. Weil sie täglich Zeit kosten. Und weil sie sich mit deinem Microsoft 365 Paket sofort digitalisieren lassen – ohne teure Zusatzsoftware und ohne monatelanges Projekt.
Warum rauben sie so viel Zeit – obwohl sie so einfach sein könnten?
- Weil Informationen über viele verschiedene Kanäle verteilt sind – mal per E-Mail, mal auf Papier, mal über den Flurfunk.
- Weil niemand genau weiß, wer gerade was freigibt oder prüft.
- Weil jeder Abteilung sich eigene Abläufe gebastelt hat – es fehlt der rote Faden.
- Weil Entscheidungen verzögert werden, weil Unterlagen nicht auffindbar oder unvollständig sind.
- Und weil alle irgendwie beteiligt sind – aber niemand den Prozess wirklich im Blick hat.
Diese beiden Prozesse sind echte Zeitfresser – nicht, weil sie kompliziert sind, sondern weil sie unnötig analog und unstrukturiert ablaufen.
Beispiel 1: Rechnungsfreigabe digitalisieren – dein Turbo gegen Papierchaos
Typische Lösung für Urlaubsanträge:
- Mitarbeitende füllen ein Microsoft Forms-Formular aus.
- Der Antrag geht automatisiert an die Führungskraft.
- Nach Genehmigung wird die Abwesenheit in Microsoft Lists dokumentiert – optional auch im Outlook-Kalender oder im Team-Channel gepostet.
Der Pain Point im Alltag: So läuft’s aktuell
- Die Buchhaltung wird zur Detektivin: „Wo ist diese Rechnung eigentlich gerade?“
- Rechnungen trudeln per E-Mail oder sogar noch per Post ein.
- Ausdrucke, Unterschriften, Rückfragen – ein endloser Kreislauf.
- Skontofristen werden übersehen, weil Freigaben stocken.
Diese Situation ist in vielen Unternehmen Alltag – ineffizient, fehleranfällig und zeitraubend. Dabei lässt sich genau dieser Ablauf mit den richtigen Tools ganz einfach digitalisieren.
Variante 1: Microsoft 365 (die integrierte Lösung)
Wenn dein Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt – also Outlook, Teams, Word/Excel in der Cloud – dann hast du alles, was du brauchst, bereits im Haus. Du zahlst schon für die Lizenzen, nutzt aber meist nur einen Bruchteil davon.
Mit SharePoint Online, Power Automate, Forms und Lists kannst du einen vollständigen digitalen Prozess aufbauen – ganz ohne externe Software.
Typische Lösung für die Rechnungsfreigabe:
- Eingangsrechnungen werden automatisch in einem zentralen SharePoint-Ordner gespeichert.
- Ein Power Automate Workflow prüft, wer zuständig ist, und sendet automatisch eine Freigabeanfrage.
- Die verantwortliche Person gibt die Rechnung mit einem Klick frei – mobil, im Büro oder im Homeoffice.
- Danach wird die Rechnung automatisch archiviert – z. B. in einer Jahres- und Monatsstruktur.
funktioniert – ohne aufwändige IT-Projekte.
Für wen geeignet:
Vorteile:
Betriebe, die bereits mit Microsoft arbeiten und eine unkomplizierte, wartungsfreie Lösung wollen, die sofort im Alltag funktioniert – ohne aufwändige IT-Projekte.
- Keine neue Software notwendig
- Nahtlose Integration in Outlook, Teams & Co.
- Sofort einsatzbereit mit vorhandenen Tools
- Benutzerfreundlich und skalierbar
- DSGVO-konform und in der Microsoft-Cloud sicher aufgehoben
Mayan EDMS – die starke Open-Source-Alternative
Wenn du kein Microsoft 365 nutzt oder eine unabhängige, kostenfreie Lösung suchst, lohnt sich ein Blick auf Mayan EDMS. Das System ist ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als Open-Source-Projekt entwickelt wurde und aktiv gepflegt wird. Es läuft webbasiert – du kannst es auf deinem eigenen Server oder bei einem Hoster deiner Wahl betreiben.
Das kann Mayan EDMS:
- REST-API zur Anbindung an andere Systeme
- Automatische Erfassung und Import von Dokumenten per E-Mail, Scanner oder Upload
- Workflows zur Dokumentenprüfung und -freigabe
- Benutzer- und Gruppenrechteverwaltung
- Tagging, Klassifizierung, Versionierung
- Volltextsuche in PDFs (OCR integriert!)
- Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierung
So könnte dein digitaler Freigabeprozess aussehen:
- Eine Rechnung wird gescannt oder per Mail automatisch ins System geladen.
- Das System erkennt den Dokumententyp („Rechnung“) und startet einen Workflow.
- Der zuständige Prüfer erhält automatisch eine Info – und gibt das Dokument digital frei.
- Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch archiviert und revisionssicher abgelegt.
Vorteile:
- Keine Lizenzkosten, keine Herstellerbindung
- Extrem flexibel anpassbar – alles ist konfigurierbar
- Auch für andere Prozesse und Dokumentenarten nutzbar (Verträge, Formulare, Protokolle etc.)
- Kann vollständig im eigenen Haus betrieben werden (hohe Datensouveränität)
- Aktive Community und gute Dokumentation
Für wen geeignet:
Technisch affine Unternehmen, die eine schlanke, mächtige und kostenfreie Lösung suchen, ihre Büroprozesse digitalisieren zu lassen– oder die explizit Wert darauf legen, maximale Kontrolle und individuelle Anpassung vornehmen zu können. Ideal auch für IT-nahe Handwerksbetriebe oder produzierende Betriebe mit eigener Serverlandschaft.
🔍 Microsoft 365 vs. Mayan EDMS – der Vergleich auf einen Blick
| Feature | Microsoft 365 | Mayan EDMS |
|---|---|---|
| Einrichtung | Sofort nutzbar, keine IT nötig | Technisches Setup erforderlich |
| Kosten | Lizenzen oft vorhanden | Kostenlos (Open Source) |
| Integration | Nahtlos mit Outlook, Teams, etc. | REST-API für Drittsysteme |
| Nutzung | Sehr nutzerfreundlich | Technisch orientiert |
| Anpassung | begrenzt durch Microsoft-Struktur | vollständig anpassbar |
| Sicherheit | DSGVO-konform, Microsoft-Cloud | lokal oder gehostet, volle Kontrolle |
| Skalierbarkeit | einfach für wachsende Unternehmen | technisch skalierbar, aber betreuungsintensiver |
»Büroprozesse digitalisieren beginnt nicht mit der perfekten Lösung – sondern mit dem ersten klugen Schritt.«
Fazit: Der Weg richtet sich nach deinem Unternehmen
Beide Lösungen – Microsoft 365 und Mayan EDMS – ermöglichen dir eine strukturierte, digitale und zeitsparende Arbeitsweise.
Wichtig ist nicht, welches System du wählst, sondern dass du überhaupt startest. Denn jeder digitalisierte Prozess spart Zeit, Nerven, Ressourcen – und macht dein Unternehmen zukunftsfest.
Meine Empfehlung:
Wenn du Microsoft 365 bereits nutzt: Starte dort.
Wenn du komplett neu beginnst oder unabhängig bleiben willst: Teste Mayan.
Ich unterstütze dich gern auf beiden Wegen – praxisnah, lösungsorientiert und immer passend zu deinem Tempo.
Location
📧 rika@varika-next.com | ☎️ (+49) 1523 8818 014
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