Archivierung: ISO 9001 – Ablage? Archiv? Backup? Was ist was?
Stell dir vor, du arbeitest in einem Unternehmen, und plötzlich fällt das System aus. Du kannst auf keine deiner wichtigen Dokumente zugreifen – Panik! Doch keine Sorge, es gibt ein System, das dir hilft, den Überblick zu behalten und im Notfall auf alles zugreifen zu können.
Aber was, wenn ich dir sage, dass es bei der Dokumentenverwaltung nicht nur um das Speichern von Daten geht, sondern auch darum, wie du sie ablagerst, archivierst und sicherst?
Und dass es dafür konkrete Regeln gibt, zum Beispiel die ISO 9001 und ISO 15489, die dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft? Lass uns gemeinsam die Unterschiede zwischen Ablage, Archivierung und Backup aufschlüsseln und klären, was es für dein Unternehmen und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie SharePoint oder Mayan EDMS bedeutet.
Ablage im Dokumentenmanagement ISO 9001: Die Grundlage für effizientes Arbeiten
Stell dir vor, du bist in einem großen Büro, umgeben von Bergen aus Papier und Akten, stapelweise Ordnern. Du hast eine Aufgabe – du musst einen Bericht ablegen, damit du und deine Kollegen ihn jederzeit finden können.
Genau hier kommt die Ablage ins Spiel. Die Ablage ist der Ort, an dem alles, was du täglich benötigst, ordentlich verstaut wird. Dokumente, die aktuell verwendet werden, die regelmäßig bearbeitet oder aktualisiert werden müssen – sie landen in der Ablage.
Was macht die Ablage aus?
Die Ablage sorgt dafür, dass alles, was aktiv genutzt wird, gut strukturiert und schnell auffindbar ist. In modernen DMS-Systemen wie SharePoint oder Mayan EDMS wird die Ablage von Dokumenten durch Metadaten, Versionierung und Zugriffssteuerung optimiert. Jedes Dokument hat seine feste Ordnung, damit es im Arbeitsprozess leicht zugänglich ist.
Dokumentenmanagement ISO 9001 und die Ablage:
In der ISO 9001 geht es darum, dass Dokumente, die für die Qualitätssicherung relevant sind, immer zugänglich sein müssen. Die Ablage hilft, diese Dokumente strukturiert zu halten, damit die Qualität nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Dokumentenführung sichergestellt wird.
Beispiel: Stell dir vor, du bist Teil eines Teams, das eine neue Produktbeschreibung erstellt. Die Versionen, die während der Erstellung regelmäßig angepasst werden, müssen immer die aktuellste Version beinhalten, die sofort aufgerufen und bearbeitet werden kann – ohne langes Suchen.
2. Archivierung im Dokumentenmanagement ISO 9001: Langfristige Aufbewahrung und orientiert an der ISO 15489
Jetzt wird’s ein bisschen ruhiger. Stell dir vor, du hast einen alten Vertrag, den du vor Jahren unterschrieben hast, aber nicht mehr regelmäßig bearbeitest. Was machst du mit ihm? Du kannst ihn nicht einfach wegwerfen – er könnte später noch gebraucht werden. Hier kommt die Archivierung ins Spiel. Archivierung bedeutet, dass Dokumente, die nicht mehr aktiv genutzt werden, aber rechtlich oder geschäftlich wichtig sind, sicher aufbewahrt werden.
Was macht das Archiv aus?
Im Archiv landen die Dokumente, die du nicht mehr aktiv nutzt, aber aufbewahren musst. Sie sind sicher, langfristig und ordnungsgemäß aufbewahrt, falls du sie irgendwann wieder brauchst – sei es für eine rechtliche Prüfung oder für historische Zwecke. In SharePoint oder Mayan EDMS können archivierte Dokumente sogar automatisch verschoben werden, je nach definierten Aufbewahrungsrichtlinien.
ISO 15489 und Archivierung:
In der ISO 15489 geht es darum, wie du Records (Aufzeichnungen) rechtlich konform und sicher aufbewahrst. Es wird genau festgelegt, wie lange du bestimmte Dokumente aufbewahren musst, damit sie im Falle einer Prüfung oder Rückverfolgbarkeit schnell zugänglich sind.
Beispiel: Der Vertrag, den du vor Jahren unterschrieben hast, aber nicht mehr benötigst, landet im Archiv. Du musst ihn nicht mehr ständig einsehen, aber für den Fall, dass er für eine rechtliche Anfrage gebraucht wird, bleibt er aufbewahrt – und du weißt genau, wo du ihn findest.
3. Dokumentenmanagement ISO 9001 – Backup: Der Lebensretter im Notfall
Jetzt kommt der absolute Held: das Backup. Stell dir vor, du hast gerade den wichtigsten Vertrag bearbeitet und plötzlich stürzt dein Computer ab. Du denkst, alles ist verloren. Aber keine Panik – das Backup sorgt dafür, dass du im Falle eines Notfalls immer noch auf deine wichtigen Dokumente zugreifen kannst. Backups sind die Sicherheitsnetze für Daten, die dir im Ernstfall helfen.
Was macht das Backup aus?
Ein Backup sorgt dafür, dass alle Daten regelmäßig gesichert werden, um im Falle eines Verlusts oder einer Beschädigung schnell wiederhergestellt zu werden. Es geht hier nicht um langfristige Aufbewahrung oder Zugänglichkeit wie bei der Ablage und Archivierung, sondern um die Sicherung der Daten, damit sie im Notfall nicht verloren gehen.
Dokumentenmanagement ISO 9001 und Backup:
ISO 9001 verlangt, dass Dokumente und Aufzeichnungen verfügbar und geschützt sind. Backups sind dabei eine präventive Maßnahme, um sicherzustellen, dass du keine Daten verlierst, falls ein Fehler auftritt.
Beispiel: Stell dir vor, du hast eine Präsentation für einen wichtigen Kunden erstellt. Alles läuft gut, aber dann stürzt dein Computer ab. Glücklicherweise wurde die Datei automatisch gesichert, und du kannst sie ohne Verzögerung wiederherstellen und fortfahren.
4. Warum Backups nicht Teil eines Audits sind
Hier ist der Haken: Backups sind im Audit in der Regel keine relevante Größe.
Warum? Weil Backups eine Sicherheitsmaßnahme sind, die dazu dient, Datenverlust zu verhindern, aber nicht die aktive Verwaltung und Zugänglichkeit von Dokumenten. In einem Audit nach ISO 9001 oder ISO 15489 geht es um die Dokumentenlenkung und die langfristige Aufbewahrung, nicht darum, wie du dich vor einem plötzlichen Systemausfall schützt.
Backups sind wichtig, keine Frage, aber sie ersetzen nicht die Prozesse zur Ablage und Archivierung von Dokumenten. Du kannst dich nicht nur auf Backups berufen, wenn du nachweisen willst, dass dein Dokumentenmanagement ISO 9001 konform verwaltet und aufbewahrt.
Warum die ISO 15489 im Dokumentenmanagement immer wieder auftaucht
Die ISO 15489 spielt eine entscheidende Rolle im Dokumentenmanagement, insbesondere im Zusammenhang mit der ISO 9001, da sie detaillierte Richtlinien für die Archivierung und Verwaltung von Aufzeichnungen (Records Management) festlegt. Während die ISO 9001 den Qualitätsmanagementprozess fokussiert, sorgt die ISO 15489 dafür, dass Dokumente und Aufzeichnungen rechtssicher und langfristig aufbewahrt werden, sodass sie jederzeit nachvollziehbar und zugänglich sind – auch Jahre nach ihrer Erstellung.
In der Praxis bedeutet das: Während die ISO 9001 sicherstellt, dass Dokumente und Aufzeichnungen im aktiven Geschäftsprozess zugänglich und korrekt verwaltet werden, übernimmt die ISO 15489 die Verantwortung für die Langzeitaufbewahrung und Rechtssicherheit von Dokumenten. Das umfasst nicht nur die Archivierung, sondern auch den Zugriff auf diese Dokumente und deren Sicherheit im Fall von rechtlichen Prüfungen oder Audits.
Die ISO 15489 sorgt dafür, dass Dokumente in einem strukturierten System aufbewahrt werden, das rechtlichen Anforderungen entspricht. Sie legt Aufbewahrungsfristen fest und beschreibt, wie Dokumente vor Verlust, Zerstörung oder Manipulation geschützt werden müssen. Ohne diese Norm könnte es schwierig sein, sicherzustellen, dass Dokumente im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden, was in bestimmten Branchen zu rechtlichen Problemen führen könnte.
5. Zusammenfassung: Wie Ablage, Archiv und Backup zusammenarbeiten
Lass uns die Sache zusammenfassen:
- Ablage: Hier landen alle Dokumente, die du aktiv nutzt – sie müssen schnell zugänglich und einfach zu bearbeiten sein.
- Archivierung: Hier findest du alles, was du nicht mehr aktiv brauchst, aber für rechtliche oder historische Zwecke aufbewahren musst.
- Backup: Hier geht es um die Sicherung deiner Daten, damit du im Notfall auf sie zugreifen kannst – nicht zur langfristigen Aufbewahrung.
All diese Konzepte sind notwendig, um die Anforderungen der ISO 9001 und ISO 15489 zu erfüllen und sicherzustellen, dass deine Dokumente sowohl verfügbar als auch geschützt sind.
